Az adóalany az adómegállapítási és elszámolási kötelezettségének teljesítése érdekében köteles olyan részletes nyilvántartást vezetni, melyből adómértékek szerinti részletezésben megállapítható a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás utáni adófizetési kötelezettség, adott esetben az adófizetés alóli mentesség is, valamint a levonható és le nem vonható adó összege.

Az alanyi adómentességet választó adóalanyt, valamint a személyi jövedelemadóról szóló törvény szerint tételes átalányadózást választó adóalanyt csak abban a körben terheli adó-nyilvántartási kötelezettség, amilyen körben adófizetésre ő is köteles. Nem terheli adó-nyilvántartási kötelezettség a mezőgazdasági tevékenységet folytató adóalanyt - e tevékenysége tekintetében - a különleges jogállás fennállta alatt, és a választott speciális adózási módnak megfelelő adatokat tartalmazza a kereskedelmi szálláshelyadási tevékenységet, illetve a bolti kiskereskedelmi tevékenységet folytató adóalanyok adónyilvántartása. Az árrés, a fizetendő adó és az árrés-adózás miatt le nem vonható adó alátámasztásához szükséges adatokat is tartalmazza az idegenforgalmi tevékenységet folytatók nyilvántartása, végül a választott adózási mód és módszer alkalmazhatóságát is igazolja a különbözet szerint adózók nyilvántartása.

Adózási módtól függhet az adóalanyok bizonylatadási (kiállítási) kötelezettsége is. Az adóalany főszabály szerint az általa teljesített termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról köteles meghatározott adattartalmú bizonylatot kiállítani. Pénzben kifejezett ellenérték fejében teljesített tevékenységeknél főszabály szerint számlát köteles adni, amely az adóalany azonosító adatain és a vevő nevén, címén kívül minden olyan adatot tartalmaz, amely a tevékenység megfelelő részletezésén túl az ellenértékre, felszámított adó mértékére és összegére, teljesítés időpontjára, fizetési módra és határidőre vonatkozik.

Amennyiben az ellenértéket a tevékenység teljesítési időpontjában készpénzzel kiegyenlítik, elsősorban nyugtaadásra köteles az adóalany. A nyugta a sorszámon és az adóalany azonosító adatain túl a kibocsátás keltét és a fizetendő összeget tartalmazza. A vevő (szolgáltatást igénybe vevő) nyugta helyett számlát is kérhet, ekkor az adóalany - választása szerint - számlát, vagy egyszerűsített számlát bocsát ki. Nem kell nyugtát adniuk a kezelőszemélyzet nélküli automaták, parkolóórák, telefonkészülékek üzemeltetőinek, szerencsejáték szolgáltatást nyújtóknak, újság- és folyóirat árusoknak.

Az egyszerűsített számla (más néven készpénzfizetési számla) lényegében annyiban különbözik a számlától, hogy egy dátumot tartalmaz (a teljesítés időpontja, a számla kelte, a fizetés időpontja mind azonos). A terméket (szolgáltatást) adóval együtt számított ellenértékben (egységáron) szerepelteti és a felszámított adó mértéke helyett azt a százalékértéket határozza meg, amely az adóval növelt árból visszafelé számítható (ez 25 %-os adómérték esetén 20 %, 12 %-os adómérték esetén 10,71 %). Egyszerűsített számlát csak akkor lehet kiállítani, ha a készpénzfizetés a teljesítéssel egyidejűleg történt!

Amennyiben az ellenértéket nem pénzben fejezik ki, vagy nem is volt ellenérték, illetve még csak előlegfizetés történt, az adóalany számlát helyettesítő okmányt állít ki, amely az adóalany és a terméket átvevő (szolgáltatást megrendelő) azonosító adatain, a termék (szolgáltatás) és teljesítési időpont megjelölésén túl az adó alapját, mértékét és összegét tartalmazza.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény szerint tételes átalányadózást választó adóalany, valamint az alanyi adómentességet választó adóalany (speciális jogállása megszűnéséig) csak azon termékértékesítéseiről, illetőleg szolgáltatás-nyújtásairól szóló bizonylatain tüntethet fel adóösszeget, adómértéket, melyek után adó fizetésére köteles, ellenkező esetben a "Mentes az adó alól" kifejezést szerepelteti bizonylatain. Ugyancsak ezt a kifejezést kell feltüntetni a tárgyi adómentesség alá tartozó termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén az erről szóló számlában, egyszerűsített számlában, számlát helyettesítő okmányban. A bizonylaton nem szerepelhet adóösszeg és adómérték a különbözet szerinti adózást választó adóalanyok árrés-adózással érintett termékértékesítései, valamint az idegenforgalmi tevékenységet folytatók árrés-adózással érintett szolgáltatás-nyújtásai esetén. Nem terheli számlaadási kötelezettség a különleges jogállás fenntartása esetén - e tevékenysége tekintetében - a mezőgazdasági tevékenységet folytató adóalanyt, sőt a felvásárló adóalanytól ő fog bizonylatot (a felvásárlási jegy másodpéldányát) kapni.

Amennyiben az adóalany utóbb észleli, hogy

1. az általa kibocsátott bizonylaton tévesen adót tüntetett fel, vagy
2. az adó mértékét rosszul határozta meg, illetőleg
3. nem számított fel adót, holott kellett volna, továbbá
4. helytelenül határozta meg az adó alapját, vagy
5. az eredeti bizonylata ugyan helyes volt, de utóbb bekövetkező körülmények miatt (pl. utólagos árengedmény miatt visszatérített összeg) az adó alapját módosítania kell,

bizonylatát - helyesbítő számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okmány formájában - helyesbíteni köteles. Amennyiben a helyesbítés következtében az adó összege csökken, ez annak az adó-megállapítási időszaknak a fizetendő adóját csökkenti, amelyben a helyesbítés történt, egyéb esetekben az adófizetési kötelezettség eredeti keletkezési időpontjának megfelelő adó-megállapítási időszakban kell a fizetendő adót korrigálni.

Az ÁFA törvényben az adólevonási jog, adó visszaigénylési jog általános szabályai mellett kivételes ÁFA visszatérítési lehetőségekkel is találkozunk. Ezek közös jellemzője, hogy a visszaigénylést nem a bevallásban terjesztik elő, hanem külön kérelemben, és a kérelmező az igényelt adóösszeg tekintetében adólevonási joggal nem rendelkezik. Az állami adóhatósághoz kell címezni az indokolt és dokumentumokkal alátámasztott kérelmet az alábbi esetekben:

1. nemzetközi szerződésben meghatározott pénzösszegből finanszírozott kiadások árában foglalt adó esetén, ha a nemzetközi szerződés szerint a kedvezményezettet (aki a kérelmező is lehet egyben) a beszerzett termékek, igénybevett szolgáltatások árában foglalt adó viselése alól mentesíteni kell,
2. külföldi illetőségű adománytevő külföldről származó pénzbeli segélyéből finanszírozott, az állampolgárok széles körét érintő közösségi (pl. szociális, egészségügyi, kulturális, hitéleti, stb.) feladatokat szolgáló kiadások árában foglalt adó esetén, ha az adománytevő a segély felhasználását ahhoz a feltételhez köti, hogy az abból finanszírozott kiadások árában foglalt adó alól a kedvezményezettet (egyben a lehetséges kérelmezőt) mentesíteni kell,
3. a NATO Biztonsági Beruházási Program keretében megvalósuló belföldi beruházások, áruszállítások és szolgáltatás-nyújtások esetén, végül
4. egyházak, társadalmi szervezetek, alapítványok olyan kiadásaiban foglalt adó esetén, amely a kérelmező régóta folytatott, az állampolgárok széles körét érintő közösségi tevékenységéhez szükséges, feltéve, hogy kérelmező non-profit (nyereségre nem törekvő) szervezet és vezetője, illetőleg az igazgatásában közreműködők nem élveznek előnyt a szervezet működéséből.

Az állampolgárok széles körét érintő közösségi feladatok ellátását szolgáló ellenérték nélküli termékimport esetén a vámhatóság - az importáló kérelmére - adófizetés alóli mentességet engedélyezhet, ha az importáló a termékimport utáni adót nem vonhatja le.

Kivételes (azaz nem ÁFA-bevalláson keresztül megvalósuló) adó-visszatérítési lehetőségeket nemcsak az ÁFA-törvényben találhatunk:

1. A kulturális törvény hatálya alá tartozó könyvtárak speciális - támogatásként - külön Kormányrendelet alapján kérhetik vissza a beszerzett könyvtári dokumentumok árában foglalt és számlával igazolt általános forgalmi adót, feltéve, hogy a könyvtári szolgáltatás tekintetében nem választottak adóalanyiságot. A támogatást félévente egyszer, a félévet követő hó 20. napjától lehet igényelni az állami adóhatóságtól. Amennyiben a könyvtár önálló adószámmal nem rendelkezik, helyette a pénzügyi-gazdasági feladatait ellátó szerv veheti igénybe a támogatást.
2. Külön Kormányrendelet alapján a külföldi utasnak (azaz az állandó magyarországi tartózkodásra nem jogosult, magyar állampolgársággal nem rendelkező személynek, vagy olyan magyar állampolgárnak, akinek állandó lakóhelye nem a Magyar Köztársaság területén van) is adható adó-visszatérítés, ha az adóval növelt áron beszerzett terméket nem kereskedelmi forgalomban végleges rendeltetéssel külföldre viszi. Az adó-visszaigénylési jog feltétele, hogy a külföldi utas, illetve megbízottja a terméket új állapotban a vásárlást követő 90 napon belül külföldre kivigye és azt a vámhatóság a termékbeszerzésről szóló számla (egyszerűsített számla), valamint "A külföldi utas áfa-visszaigénylő lapja" elnevezésű nyomtatvány záradékolásával igazolja, a számla (egyszerűsített számla) legalább 50.000 forint adóval növelt ellenértékről tanúskodjon, végül a külföldi utas (e minőségének igazolása mellett) a záradékolt számla (egyszerűsített számla) és a visszaigénylő lap eredeti példányának csatolásával a kivitelt követő 183 napon belül kérje a visszatérítést. Az adót minden kereskedő jogosult visszatéríteni, aki az eladáskor visszaigénylő lappal látta el a külföldi utast. Az adó-visszatérítés a külföldi utas kérelmére történik, forintban, főszabály szerint készpénzben, melyből az engedélyes levonhatja az ügykezelési díjat. Az adó-visszatérítéssel érintett számlát az "ÁFA elszámolva" megjelölés rávezetésével az eladó ismételt felhasználásra alkalmatlanná teszi és kérésre az eredeti példányt -másolat készítése és megtartása mellett - visszaadja a külföldi utasnak, illetve megbízottjának. Az eladó az adólevonási jog szabályai szerint az adott ÁFA - bevallási időszakban visszatérített adóval fizetendő adóját csökkentheti.
3. Külön kormányrendelet szabályozza a külföldön nyilvántartásba vett adóalanynak adható ÁFA - visszatérítést (2/1993. (I.13.) Kormányrendelet), illetőleg
4. a diplomáciai és konzuli képviseletek és azok tagjai számára adható adó visszatérítést (237/1997. (XII. 18.) Kormányrendelet),
5. Kormányrendelet a lakáscélú állami támogatások között szabályozza a lakás építéséhez kapcsolható ÁFA visszatérítési támogatást (12/2001. (I. 31.) Kormányrendelet)