A magánszemély a munkáltatónak (ha vele az év utolsó napján munkaviszonyban áll), 2003 évtől a társas vállalkozásnak, polgári jogi társaságnak (amellyel a nyilatkozattétel napján tagi jogviszonyban áll, ha vele nem áll munkaviszonyban, és tagi jogviszonya alapján a társas vállalkozásnál, illetve a polgári jogi társaságnál díj ellenében személyes közreműködésre vagy mellékszolgáltatás teljesítésére köteles) tett nyilatkozata alapján az összevont adóalapot és annak adóját a munkáltató, a társas vállalkozás, polgári jogi társaság megállapítja, befizeti, túlfizetés esetén az adókötelezettség, és a levont adóelőlegek közötti eltérést visszatéríti. Ez a nyilatkozat az adóbevallással egyenértékű.

A munkáltatói adómegállapítást a magánszemély az alábbi esetekben kezdeményezhet:

1. a magánszemélynek kizárólag egy munkáltatótól származik önálló - ha ezzel kapcsolatos költségeit 10 százalékos átalány alapján veszi figyelembe - vagy nem önálló tevékenységből bevétele, egyéb jövedelme;
2. ha kizárólag a munkáltatójától szerez bevallásra kötelezett osztalék, árfolyamnyereség címén jövedelmet;
3. ha az önkéntes kölcsönös biztosító pénztár által jóváírt támogatói adományt kizárólag a munkáltatója fizette be;
4. a magánszemélynek az év során kizárólag egymást követően több munkáltatótól származott a jövedelme, és erről a korábbi munkáltató(k) által szolgáltatott igazolást átadja az adó megállapítására jogosult munkáltatónak;
5. a magánszemély adóköteles társadalombiztosítási ellátás, a tartalékos katonai szolgálatot teljesítők részére fizetett illetmény, a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló törvény alapján folyósított munkanélküli járadék, pályakezdők munkanélküli segélye, átképzési és képzési támogatás címén szerzett jövedelmet pontban foglaltak mellett;
6. költségvetési szervek összevont bérszámfejtési körébe tartozó kifizető (például a Területi Államháztartási és Közigazgatási Információs Szolgálat) munkavállalója ugyanazon elszámolási körbe tartozó más kifizetőtől szerzett jövedelmet;
7. a társas vállalkozás, a polgári jogi társaság magánszemély tagjának kizárólag ugyanazon társaságtól származik jövedelme;
8. 2002-ben a magánszemélynek más, a munkáltatótól elkülönült kifizető(k)től az adóévben összesen 10 ezer forintot meg nem haladóan származó osztalékjövedelme - ha abból az adó levonása megtörtént - keletkezett (a más kifizető(k)től származó osztalékjövedelmet a munkáltatói elszámolásban nem tünteti fel);
9. a magánszemély a mezőgazdasági őstermelői tevékenységével összefüggő adókötelezettségének egyszerűsített bevallási nyilatkozattal tesz eleget;
10. e jövedelmek csak bevallásra nem kötelezett jövedelemi, illetve olyan bevételei vannak, amelyekből egyébként jövedelme nem keletkezett. Kivéve egyéni vállalkozó, illetve mezőgazdasági őstermelő, ha bevételéből jövedelmet (veszteséget) mutat ki.

Nem folytatható le a munkáltatói adómegállapítás, ha

1. a magánszemélynek az adóév utolsó napján nincs munkáltatója;
2. a magánszemély bármely bevételéből a jövedelmet tételes költségelszámolással kívánja megállapítani;
3. a magánszemélynek egyes külön adózó jövedelmei után adómegállapítási és/vagy adófizetési kötelezettsége van, kivéve, ha nem munkáltatójától származik, vagy más kifizető(k)től az adóévben összesen 10 ezer forintot meg nem haladó osztalékjövedelme származik;
4. a magánszemély olyan mezőgazdasági őstermelő, akinek az e tevékenységéből származó bevétele 2002. adóévben 250 ezer, 2003-ban 400 ezer (ha virág értékesítéssel is foglalkozott a virág értékesítéssel együtt a 250 ezer) forintot meghaladja, kivéve, ha egyszerűsített bevallási nyilatkozatot kíván tenni, és annak feltételei fennállnak;
5. a magánszemélynek az adóelőleg-fizetésre vonatkozó szabályok szerint költségkülönbözet vagy adóelőleg-különbözet alapján meghatározott adót kell fizetnie.
6. 2003-ban: az adóévre korábban igénybe vett lakáscélú megtakarítás, vagy biztosítások kedvezményére tekintettel adóvisszatérítési kötelezettsége áll fenn.
7. 2003-ban: az adóév utolsó napján befektetési adóhitel állománya van, vagy az adóévre adóhitel visszafizetési kötelezettsége áll fenn.
8. 2003-ban: az adóév első napján kedvezményezett részesedés révén szerzett értékpapírral rendelkezik.

Ha a munkáltatói adó-megállapításban nem a munkáltató eljárása miatt mutat ki a magánszemély később adófizetési kötelezettségében eltérést, akkor önellenőrzés keretében módosítható a munkáltatói adómegállapítás.

Nem áll fenn a magánszemély önellenőrzési kötelezettsége, abban az esetben, ha a munkáltató a munkáltatói adó-megállapítást követően feltárja, hogy a magánszemély jogszerű eljárása mellett az adót tévesen állapította meg, és a magánszemély vele még munkaviszonyban áll, az adó-megállapítást módosítja, és az adókülönbözetet a magánszemély részére visszatéríti, illetőleg a következő kifizetéskor levonja. és adónyilvántartásába veszi.

Ha a munkáltatói adómegállapítás azért nem módosítható, mert

a) a magánszemély már nem áll munkaviszonyban az adót megállapító munkáltatóval,

b) a magánszemély a munkáltatói adómegállapítást önellenőrzéssel helyesbítette, és erről nyilatkozott a munkáltatójának,

c) a magánszemély adóját a magánszemély halálára tekintettel az adóhatóság állapította meg,

a munkáltató a feltárt adókülönbözetet a feltárás időpontjában nyilvántartásba veszi és az adókülönbözet összegéről - a magánszemély adóazonosító számának feltüntetésével - 15 napon belül bejelentést tesz a magánszemély állami adóhatóságának. A munkáltató a feltárt adókülönbözetről lehetősége szerint tájékoztatja a magánszemélyt. A bejelentés alapján az adókülönbözetet az állami adóhatóság határozattal írja elő a magánszemély terhére, illetőleg javára.

A munkáltatónak az adómegállapítást az adóévet követő március 20. napjáig kell lefolytatnia, és igazolást ad az adókötelezettség során adózónál már nem érvényesíthető - mivel adókötelezettségével szemben már a lehetséges maximális mértékben elszámolta az adókedvezményt, és nyilvántartása szerint még maradt érvényesíthető kedvezmény - családi kedvezmény összegéről.

A megállapított adókötelezettség, és az adóelőleg különbözetét az adómegállapítást követően számára előírt legközelebbi fizetéskor - legkésőbb április 20.-ig - levonja vagy befizeti. Ha a munkabér - az esedékes egyéni járulékokkal, és személyi jövedelemadóval csökkentett rész - 15 százalékát a levonandó elszámolási adókülönbség meghaladja, akkor a levonást további két hónapon keresztül folytatja a munkáltató. Azt az elszámolási adókülönbség ily módon nem került be szedésre a munkáltatónak az állami adóhatóság felé kell kimutatnia annak beszedése céljából. Az így kimutatott hátralék már késedelmi pótlékkal együtt rendezhető majd.

Ha a munkáltatói adó-megállapítással kapcsolatosan jogvita keletkezik, és a felek nem tudnak megegyezni, akkor a vitatott kérdésben a munkáltató szerinti APEH megyei igazgatóság dönt határozattal.