Értékcsökkenési leírással csak a kizárólag üzemi célt szolgáló saját tulajdonú tárgyi eszközök és nem anyagi javak esetében lehet költséget elszámolni. Kizárólag üzemi célúnak azok a "leírandó eszközök" minősülnek, amelyeket a magánszemély csak az önálló tevékenysége(i)-hez használ, és más célra nem veszi azokat igénybe. Ha a magánszemély többféle önálló tevékenységet is folytat (pl. egyéni vállalkozása mellett mezőgazdasági őstermelést és szellemi tevékenységet is), választhat, hogy a tárgyi eszközök és nem anyagi javak értékcsökkenését melyik önálló tevékenységének bevételével szemben érvényesíti.

Értékcsökkenési leírást az üzembe helyezés napjától a kiselejtezés, vagy elidegenítés napjáig lehet elszámolni. Ha az üzembe helyezés vagy az elidegenítés az adóévben év közben valósul meg, akkor az értékcsökkenési leírás összegét napi időarányosítással kell kiszámítani. Az üzembe helyezés napja az a nap, amikor az egyéni vállalkozó a tárgyi eszközt, a nem anyagi javakat rendeltetésszerűen használatba veszi. Ezt a napot a tárgyi eszközök, a nem anyagi javak nyilvántartásában, illetőleg a beruházási költségnyilvántartásban fel kell tüntetni.

Értékcsökkenési leírás a leírási kulcsok jegyzéke szerint számolható el.

Ha ugyanazon tárgyi eszközre több szabály is alkalmazható (például a vállalkozási övezetben telephellyel rendelkező egyéni vállalkozó a vállalkozási övezetben üzembe helyezett tárgyi eszközeire), akkor a módszerek között választani lehet, de a választott és egyszer már alkalmazott módszertől a későbbi években nem lehet eltérni.

Az 1997. év előtt megkezdett értékcsökkenési leírást a megkezdett módszerrel kell folytatni a teljes elszámolásig, beleértve az egyösszegű költségelszámolást is. Ha ugyanis a magánszemély 1996-ban részletre vásárolt olyan tárgyi eszközt, amelyre az akkor hatályos rendelkezések szerint egyösszegű leírást lehetett alkalmazni (például gép), akkor a beszerzési árat az egyes részletek teljesítésének ütemében, az egyes részletek megfizetésekor veheti figyelembe költségként még 1999-ben is.

Az értékcsökkenési leírás alapja a beruházási költség, az üzembe helyezésig felmerült következő kiadások nyilvántartásba vétele alapján: a tárgyi eszközök, a nem anyagi javak beszerzési ára, saját előállítás esetén pedig az anyagkiadások és a mások által végzett munka számlával/számlákkal igazolt összege. Az értékcsökkenési leírás alapjának számbavétele során a vonatkozó számlában (okmányban) szereplő és levonható áfa összegét figyelmen kívül kell hagyni. A le nem vonható áfa az értékcsökkenési leírás alapjába beszámít.

A tárgyi eszköz beszerzéséhez egyedileg kapcsolódó szállítási, alapozási, szerelési, üzembe helyezési, valamint a beszerzéssel összefüggő közvetítői kiadások, a bizományi díj, a vám, az adók (az áfa kivételével) az illeték, a hitel igénybevételével kapcsolatos kiadások, az üzembe helyezés napjáig felmerült kamat, biztosítás díja stb. a beszerzési ár részét képezi. Az épület, építmény beszerzési áraként az ingatlanszerzésre fordított összegre vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni (szerződés szerinti érték vagy az illetékkiszabás alapjául szolgáló érték stb.). Ezt az összeget növelni kell az értéknövelő beruházásra fordított, számlával igazolt kiadással, feltéve, hogy azt az adózó korábban költségként nem számolta el.

A tárgyi eszköz bővítésével, rendeltetésének megváltoztatásával, átalakításával, az élettartam növekedésével kapcsolatban felmerült kiadás, továbbá az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga (kapacitása, pontossága) helyreállítását szolgáló felújítással kapcsolatban felmerült kiadás (mindezek együttesen: felújítási költség) a felmerülés évében elszámolható, vagy pedig választható, hogy az értékcsökkenési leírás alapját növeli.

A bányaművelésre, a hulladék-tárolásra igénybe vett földterület, telek és a melioráció kivételével nem számolható el értékcsökkenési leírás a földterület, a telek, a telkesítés, az erdő, a képzőművészeti alkotás beszerzési ára, előállítási költsége után. Amennyiben a tárgyi eszközhöz telek is tartozik, a telek beszerzési költségét el kell különíteni.

A kétszázezer forint egyedi beszerzési, előállítási értéket meg nem haladó, valamint a 33 százalékos norma alá besorolt tárgyi eszközök esetében választható, hogy önmaga határozza meg az értékcsökkenési leírás mértékét. A leírási évek számának tetszés szerinti meghatározása választható, de az két adóévnél kevesebb nem lehet. A tárgyi eszköz évközi üzembe helyezése esetén figyelembe kell venni a napi időarányosítás szabályát is (a maximum 99%-ban meghatározott leírási kulccsal számított éves értékcsökkenési leírás összegét az üzembe helyezés napjától az évből hátralévő napok és 365 nap arányával kell szorozni).

2003 évtől az általános rendeltetésű számítástechnikai gép (HR 8471 vtsz.) berendezése esetén az egyéni vállalkozó 50 százalék értékcsökkenési leírást érvényesíthet erre az eszközre. Ugyanakkor a 2003-ban vagy 2004-ben beszerzett, előállított, a 33 vagy a 14,5 százalékos norma alá besorolt tárgyi eszközökre, valamint a 2003-ban vagy 2004-ben vásárolt, előállított szellemi termékre, kísérleti fejlesztés aktivált értékére szintén 50 százalék értékcsökkenési leírást érvényesíthető.

A vállalkozási övezetben telephellyel rendelkező egyéni vállalkozó a vállalkozási övezetté minősítést követően, de legkésőbb 2002. december 31-én, ott üzembe helyezett és korábban még használatba nem vett tárgyi eszközök - kivéve a közúti gépjárművet, az épületet és az építményt - esetében egyösszegű, valamint a vállalkozási övezetté minősítést követően, de legkésőbb 2002. december 31-én, ott üzembe helyezett és korábban még használatba nem vett épület, építmény esetében évi 10 százalék mértékű értékcsökkenési leírást érvényesíthet mindkét esetben, feltéve, hogy az egyéni vállalkozó az adott eszközzel összefüggésben nem vesz igénybe beruházási, illetőleg térségi adókedvezményt.

Tárgyi eszköz vagy nem anyagi dolog 1996. december 31-ét követő részletfizetéssel történő vásárlása esetén - amennyiben a szerződés szerint a vevő legkésőbb az utolsó részlet törlesztésével vagy azt követően egy meghatározott időtartamon belül tulajdonossá válik (például a lízing-típusú szerződések) -, a vevő egyéni vállalkozó a tárgyi eszközök, nem anyagi javak beszerzési árának egészére alkalmazhatja az értékcsökkenési leírást, függetlenül a vételár kiegyenlítésének módjától. A részletfizetéshez kapcsolódó kamat nem része a beszerzési árnak, ebből következően a kifizetés évében költségként elszámolható.

Elszámoltnak kell tekinteni az értékcsökkenési leírást azokra a naptári évekre, amelyekben a magánszemély a tárgyi eszközt (kivéve a személygépkocsit), nem anyagi javakat a jövedelemszerző tevékenységéhez használta és személyi jövedelemadó-kötelezettségének jogszabályban vélelmezett jövedelemhányad (a bevételnek a jogszabályban meghatározott aránya) szerint tett eleget, vagy adómentes árbevétele volt (például a mezőgazdasági kistermelőnél 1996-ban).

Ha a saját tulajdonú tárgyi eszköz nem kizárólag üzemi célú, akkor az éves egyéni vállalkozói bevétel 1 százalékáig, átalányban számolható el az értékcsökkenési leírás. Az átalány összege több ilyen eszköz használata mellett is legfeljebb az éves egyéni vállalkozói bevétel 1 százalékáig, ezen belül is a nyilvántartásban szereplő eszközök nyilvántartási értékének legfeljebb 50 százalékáig terjedhet. Egy adott nem kizárólagosan üzemi célt szolgáló eszköz értéke alapján csak egy ízben, a használatba vétel évében vehető figyelembe ez az átalány. Az értékcsökkenési átalány elszámolása olyan nyilvántartás alapján történhet, amely alapján azonosítható a tárgyi eszköz, az eszköz beszerzési vagy előállítási ára, a beszerzés vagy az előállítás és a használatba vétel időpontja.